نظام ارشفة الكتروني

نظام الأرشفة الإلكتروني هو نظام يستخدم لتنظيم وتخزين المستندات والملفات الإلكترونية بشكل منظم وآمن، وذلك لحفظ السجلات والوثائق الهامة لفترات طويلة وضمان سهولة الوصول إليها في المستقبل.

يتكون نظام الأرشفة الإلكتروني من مجموعة من المكونات الأساسية، وهي:

• قاعدة البيانات: وهي التي تحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالمستندات والملفات الإلكترونية، مثل الاسم، والتاريخ، والمحتوى، والفئة، والنوع، والموقع.

• نظام الفهرسة: وهو المسؤول عن تنظيم المستندات والملفات الإلكترونية وتصنيفها حسب مجموعة من المعايير، مثل التاريخ، والموضوع، والنوع.

• نظام التخزين: وهو المسؤول عن تخزين المستندات والملفات الإلكترونية في مكان آمن وقابل للوصول إليه بسهولة.

• نظام الوصول: وهو المسؤول عن السماح للمستخدمين بالوصول إلى المستندات والملفات الإلكترونية حسب صلاحياتهم.

يوفر نظام الأرشفة الإلكتروني مجموعة من المزايا، منها:

• توفير المساحة: حيث لا يحتاج نظام الأرشفة الإلكتروني إلى مساحة تخزين كبيرة مثل الأرشفة الورقية.

• سهولة الوصول: حيث يمكن الوصول إلى المستندات والملفات الإلكترونية بسهولة من أي مكان وفي أي وقت.

• الأمان: حيث يتم تخزين المستندات والملفات الإلكترونية في مكان آمن محمي من الضياع أو التلف.

يمكن استخدام نظام الأرشفة الإلكتروني في مجموعة متنوعة من المؤسسات، منها:

• المؤسسات التجارية: حيث تستخدمها لتخزين الفواتير، والعقود، والمستندات القانونية.

• المؤسسات التعليمية: حيث تستخدمها لتخزين الشهادات، والتقارير، والسجلات الطلابية.